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Essential System (Essential- eRMS)

 

資源管理對公司來說是非常重要的,因為公司上下的員工都會租借不同的資源。

以往沒有管理資源的系統令管理員感到壓力重重,因單靠紙筆記錄,不時有資源遺失而不被發現,令公司蒙受損失。

 

Essential 的資源管理系統能助你解決以往煩複的工序,令租借資源程序更暢順和更易管理。

此外,eRMS可讓您避免資源遺失,清楚知道哪些員工租借了資源,詳細顯示借還日期、資源名稱和罰款等。

Essential資源管理系統可輸入的資源種類並無限制,例如手提電腦、平板電腦、打印機、雜誌、文具、書本、

合約等,皆可輸入系統,有助更有效地管理資源,減輕管理員的工作量,節省人手及等待租借的時間。

 

 

合適行業

 

法律 學校 建築
銀行 酒店 旅遊
製衣 物流 會計 
圖書館 政府機構 醫院
金融業 資訊科技業 珠寶業
傳媒, 印刷及出版 零售 婚姻服務業

 

  

 

 

完整的資源管理系統功能包括:

 

eRMS 資源管理系統功能 (管理介面)

 

1. 管理員系統登入

  • 登入時能選擇繁體或英文
  • 用戶能按其需要自行設定其他語言

 

2. 資源管理

  • 方便快捷地新增資源,以便管理
  • 資源可以是任何物品,如圖書、DVD、文具、期刊、手提電腦、打印機、平板電腦、地圖或合約等,任何能租借的物品都可輸入系統中
  • 填寫與資源有關的項目,當搜尋指定資源時,亦會顯示出來,不用每次都大海撈針
  • 可選擇只供某群組借用,防止沒權租借的群組借用資料
  • 限定資源最多借用日數,方便管理物資
  • 清楚看到物資的租借狀態,以便管理物資
  • 可自行填寫”租借條碼”,如不輸入,系統會自動編排,有助彈性管理系統
  • 簡易新增相同資源的數量,無需再新增一次,節省時間

 

3. 匯入及匯出

  • 簡易匯入或匯出資料,Excel 格式
  • 備份資料庫, 即使遇上故障亦無須重新輸入資料,可節省時間

 

4. 資源條碼列印

  • 方便地列印條碼,列印後可即時使用
  • 系統能識別已列印的條碼,有助用戶更有效地反管理物資
  • 可選擇性列印名稱,可把它移除,滿足不同客戶需要
  • 條碼尺寸可自由調較

 

5. 員工資料管理 

  • 便捷地新增員工帳戶,選擇員工級別,方便日後管理
  • 方便地看到所有員工的資料及租借狀態

 

6. 員工級別設定

  • 可自行設定每位員工的級別,以方便管理

 

7. 員工級別權限設定*

  • 可決定員工能借用資源的數目、借用期限、續借次數、預留資源的數目及罰款金額等,有助更效能的管理
  • 借用數目: 權限較高的員工,能比較低權限的員工借比較多的資源
  • 借用期限: 權限較高的員工,能比較低權限的員工借的時間比較多
  • 預留資源的數目: 權限較高的員工,能比較低權限的員工預留較多的資源
  • 可自行設定哪些資源是不能外借,只供館內使用,以有效保存資源
  • 能設定某些資源只供某權限的員工借用,如較貴重的資源,只供權限較高的員工借用

  

8. 罰款紀錄

  • 清楚顯示欠款日期、員工名稱、電郵及欠款金額
  • 方便用戶計算及收取罰款

 

9. 員工條碼及借用證列印

  • 方便創造及列印員工條碼,以便管理員推出員工借用卡

  

10. 資源借還管理

  • 清楚看到每位員工的租借狀態,和有沒有預留物資等,有效處理每位員工的需要

 

10.1架上及借出

  • 可方便地租借和歸還物資

 

10.2預約

  • 清楚看到所有員工希望預留,及被預留的物資
  • 方便地選擇是否預留物資給員工

 

10.3續借

  • 用戶可方便地為員工續借
  • 看到員工是否達到續借的上限, 以便管理

 

10.4報廢

  • 簡易報廢資源
  • 資源不會從系統移除,但會顯示已報廢的物資,供管理員作參考及管理

 

11. 租借紀錄及追蹤逾期資料

  • 租借紀錄可看到所有被借過的資源,包括歸還及借用日期,員工號碼等
  • 用戶可有效地搜尋所有逾期的資源

 

12. 藏書查詢

  • 用戶可按需要自行編制索書號
  • 索書號有助用戶更方便、快捷地尋找資源的收藏地點

 

13. 借用統計分析

  • 提供不同統計分析,如累積借用次數、九十天內借用次數、今年借用次數等,滿足用戶的需要
  • 資源統計可看到多少資源仍在架上,和資源是否有效被借出

 

14. 更改系統語言及內容

  • 可隨意更改或新增系統語言,為用戶提供更切合其的需要
  • 系統可修改語言檔字符,可自行設定任何顯示在系統的物品名稱,如系統不是借圖書,可修改為用戶想借的物品 (圖書 -> 合約, 文件或工具)
  • 為每位用戶租借系統度身訂造 

 

15. 電郵借用記錄/預留/提早歸還/逾期歸還通知

  • 自行設定電郵通知內容,以便提醒員工歸還資源,物資逾期及預留
  • 系統自動設定,可節省管理員的工作,提高效率
  • 可自行更改通知的格式,日後給員工的電郵通知就會依這電郵格式傳送


eRMS 資源管理系統功能 (網上介面)*

 

1. 系統個性化設置

  • 可設置更多個性化功能,令顯示更清楚簡潔,提升形象,如改變介面顏色和上載公司LOGO

 

2. 員工登入系統語言選擇

  • 用戶登入系統時可選中或英版本

 

3. 網上查詢資源資料

  • 用戶可更方便搜尋資源資料
  • 可使用推介資源功能,尋找人氣的資源

 

4. 網上員工借用記錄

  • 每位用戶可看到自己借用了什麼資源及歸還日期
  • 有助提醒用戶其剩餘可借的數目
  • 讓用戶更有效地選擇借取資源的排序

 

5. 網上續借

  • 用戶可輕易地在網上續借物質,無須像舊時要親身到館內續借
  • 網上續借是較忙租戶的好幫手,能節省時間
  • 看到續借次數,能提醒用戶還能續借多少次

 

6. 網上預約及取消預約

  • 方便地在網上預約資源,無須親自到館內租借
  • 可看到總共預約了多少物資
  • 用戶可在網上輕易刪除已預約的資源

 

7. 最愛預約輪候

  • 用戶可按其喜好調配預約輪候表中的排序,以提升借用的機會

 

8. 預約等候時間顯示

  • 顯示預約人數,讓用戶大約預計能租借的時間,減少因等待的不滿
  • 可減少管理員處理投訴的案件 

 

9. 網上公告及行事曆

  • 用戶可在網上清楚看到租借中心的假期及活動日期等,防止用戶在假期借還資源
  • 可提升與用戶之間的聯繫

 

10. 網上人氣統計

  • 用戶可看到網上有多少人對此資源感興趣,從而估計人氣數量,決定是否需提升預約排序

 

11. 網上罰款紀錄

  • 能看到自己的罰款紀錄,清楚知道罰款來源及到期付款日

 

12. 電郵通知

  • 預約成功通知: 當預約資源可借用時,便會自動發出電郵通知員工,與員工建立密切的關係
  • 提早歸還通知: 透過電郵提早通知員工歸還資源,有提醒作用及培養員工準時歸還的習慣,令資源庫運作暢順
  • 逾期歸還通知: 自動發出逾期歸還電郵通知其員工,讓該員工能盡快歸還資源

 

*必須購買專業版才有此功能

 

 

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